弊社ではWebサービスを複数提供していますが、お客様から届くお問い合わせメールを社内で共有するため、これまでFreshdeskのフリープランを利用していました。
しかし、2026年の料金プラン変更によって期間制限の無いフリープランが終了することになりました。現在も2名まで利用できる無料プログラムはありますが、利用できる期間が限られています。継続して利用する場合は有料プランへの移行が必要です。
弊社の場合、2名で利用しても毎月6,000円程度の費用がかかる計算でした。Freshdesk は利用する担当者の人数に応じて料金が増えるため、メールを共有して基本的な機能だけを使う用途としては少し高く感じました。グローバルで一番ポピュラーな Zendesk はさらに高い印象。国産のメール共有システムも大体似たような料金感でした。
そこで、必要な機能を整理したうえで、より安く運用できるメール共有システムを探すことにしました。
弊社が必要としていた機能
弊社では、メール共有システムに高度な管理機能やAI機能を求めていたわけではありません。必要な機能は、主に次の3つでした。
- 問い合わせメールが届いたときに、Slackまたはメールで通知できる
- よく使う返信文をテンプレートとして管理できる
- 複数のWebサービスのお問い合わせをまとめて管理できる
FreeScoutを採用
検討の結果、オープンソースのヘルプデスク管理ツール「FreeScout」を採用しました。
FreeScoutは、自分でサーバーを用意して設置するタイプのメール共有システムです。基本機能は無料で、利用者数やメールボックス数に制限がないため、複数のサービスのお問い合わせを少人数で共有する用途に向いています。
基本機能だけでもメールの受信や返信、担当者の割り当てなどができますが、一部の機能は有料モジュールとして提供されています。弊社では、必要としていた機能を追加するため、次の2つの有料モジュールを購入しました。
Slack Integration Moduleを利用すると、新しい問い合わせや返信が届いたときに、指定したSlackチャンネルへ通知できます。メールボックスごとに通知先のチャンネルを分けることも可能です。
Saved Replies Moduleでは、よく使う返信文を登録し、問い合わせへの返信時に呼び出せます。複数のメールボックスで共通して利用するテンプレートも登録できます。
有料モジュールは月額課金ではなく、1つのFreeScout環境で継続して利用できる買い切り形式です。弊社が購入した時点では、2つを合わせて約2,500円でした。
サーバーはPikaPodsを利用
FreeScoutを利用するには、FreeScoutを動かすためのサーバーが必要です。弊社では、オープンソースのWebアプリケーションを簡単に運用できる「PikaPods」を利用しています。
PikaPodsでは、FreeScoutの環境を簡単に作成でき、サーバーやデータベースの管理、アプリケーションの更新なども任せられます。為替によって変わりますが、弊社では月500円程度で運用できています。
なお、FreeScountの公式ページには、PikaPods以外でも簡単に使う方法が案内されています。
2カ月利用して感じたこと
FreeScoutへ移行してから、約2カ月が経過しました。
これまでのところ、メールの受信や返信、Slackへの通知、テンプレートの利用など、普段の問い合わせ対応で大きな問題は発生していません。
一方で、PikaPods側のサーバー更新などによって、FreeScoutへ数分間アクセスできなくなることが2回ほどありました。
弊社では、数分間の停止が大きな問題になるようなシビアな運用はしていないため、特に支障はありませんでした。月額料金が安いことを考えると、この程度の不都合は許容できると考えています。
ただし、常にアクセスできることが求められる窓口や、問い合わせ対応の停止が業務に大きな影響を与える場合は、より可用性の高い構成を検討したほうがよいでしょう。
高機能よりも低コストを重視する場合におすすめ
Freshdeskをはじめとするクラウド型のヘルプデスク管理ツールは、高機能で導入も簡単です。問い合わせ件数が多い企業や、セットアップ作業を避けたい場合には、とても便利なサービスだと思います。
一方で、弊社のように「多少のセットアップ作業は実施できる」「社内の数名で複数の問い合わせメールを共有したい」という用途では、高機能なサービスへ毎月費用を支払う必要はないかもしれません。
FreeScoutとPikaPodsを組み合わせれば、必要な機能を確保しながら、月500円程度の低コストでメール共有システムを運用できます。
メール共有システムに多くの機能を求めておらず、できるだけ安く運用したい方には、FreeScoutはおすすめです。
※料金や提供されている機能は変更される可能性があります。最新の情報は、各サービスの公式サイトをご確認ください。